Pourquoi et comment réaliser une auto-évaluation EFQM

Pourquoi conduire une auto-évaluation EFQM 

L'auto-évaluation EFQM est la démarche par laquelle une organisation mesure sa maturité au regard du modèle EFQM. Elle permet de réaliser un état des lieux précis de la maturité de votre organisation, afin d’élaborer puis de réaliser, un plan d'action pertinent et concret. 
En mobilisant toutes les équipes, la démarche EFQM amène à des observations collectives et partageables, permettant d’impliquer l’ensemble des collaborateurs dans cette dynamique d’amélioration. Cet article détaille les étapes d'une auto-évaluation réussie, du cadrage initial à la restitution. 

Pour en apprendre plus sur le modèle EFQM, consultez notre article dédié. 

Les étapes clés d'une auto-évaluation EFQM 

Pour mener à bien l'évaluation, c'est à dire pour qu'elle puisse être exhaustive, objective et finalement bénéfique à l'organisation qui la conduit, certaines étapes et principes doivent être respectés. Une auto-évaluation EFQM se conduit en cinq étapes, du cadrage initial à la restitution des constats à la direction. La durée de chacune varie selon le périmètre retenu et la taille du groupe d'évaluateurs. Voici le déroulé complet. 

Étape 1 : cadrer l'auto-évaluation et engager la direction 

Toute auto-évaluation EFQM commence par un cadrage validé par la direction qui fixe trois paramètres : le périmètre, le niveau d'ambition et le degré d'engagement de la direction. Ils sont déterminants pour la portée de l’évaluation EFQM. 

En premier lieu, le périmètre. L'évaluation peut couvrir toute l'organisation ou se concentrer sur une entité, un site ou une activité. Pour une première évaluation, un périmètre resserré donne souvent de meilleurs résultats et permet de se familiariser avec la méthode. 

Ensuite, le niveau d'ambition. Une première évaluation vise généralement une photographie qualitative des forces et des écarts. Les évaluations suivantes affinent cette mesure et permettent de constater les progrès. 

L'engagement de la direction. L’auto-évaluation EFQM a pour mission de faire progresser l’organisation. Une direction pleinement engagée dans ce processus est indispensable pour aboutir à des résultats concrets. Elle aura notamment comme rôle d’examiner les constats et de valider ou améliorer les plans d’action. 

Étape 2 : constituer le groupe d'évaluateurs EFQM 

L'évaluation étant effectuée en interne, elle doit reposer sur un groupe d'évaluateurs désignés, dont la composition peut influer sur la qualité des constats. Pour cette raison le groupe gagne à être transversal, en associant des représentants des différentes fonctions et des différents niveaux hiérarchiques, de sorte à ne pas être uniquement constitué de profils liés à la qualité. Selon le périmètre à évaluer, un effectif de six à douze personnes offre un bon équilibre pour offrir une diversité des regards et des échanges productifs. 

Une formation va préparer le groupe à l’exercice d’évaluation. Chacun des membres doit comprendre la structure du modèle, le sens des sept critères et la grille d'analyse utilisée pour la cotation. Cette grille s'appuie sur la logique RADAR, qui relie les résultats obtenus aux approches mises en place et à leur déploiement. Son principe complet est présenté sur notre page dédiée : la méthode RADAR. 

Étape 3 : collecter les éléments factuels avant la cotation 

Avant les ateliers de cotation, chaque critère fait l'objet d'une collecte de faits : indicateurs, résultats d'enquêtes, comptes rendus de revues, exemples de pratiques en place. La collecte en amont permet d’éviter le principal écueil des auto-évaluations : une cotation d'impression, fondée sur le ressenti plutôt que sur des éléments vérifiables. Elle prépare aussi les échanges à venir, chaque affirmation devant pouvoir s'appuyer sur un élément concret. 

Étape 4 : coter la maturité critère par critère 

Les ateliers de cotation examinent successivement les sept critères du modèle. Pour chacun, le groupe confronte les pratiques de l'organisation aux exemples du modèle, identifie les points forts, relève les écarts et attribue une cotation. 

Quelques règles de conduite améliorent sensiblement la qualité de l'exercice. Les débats doivent porter sur les faits concrets, jamais sur les personnes. Les désaccords de cotation méritent d'être creusés plutôt que tranchés à la moyenne, car ils révèlent souvent des différences de déploiement entre services. La tentation de surestimer la maturité, fréquente lors d'une première évaluation, doit être contenue par l'animateur, au besoin par un regard extérieur. Préiso peut vous accompagner pour organiser cette neutralité, garante du bénéfice de l’évaluation. 

Étape 5 : restituer et prioriser, le plan d'action 

L'auto-évaluation EFQM se conclut par une restitution à la direction. Celle-ci présente le profil de maturité, les forces à consolider et les écarts qui ont été constatés. Parmi toutes les pistes d’amélioration dégagées, il est important de hiérarchiser et prioriser. Un plan d'action efficace n’en retiendra qu’un nombre limité, généralement entre cinq et dix, les plus impactantes sur la stratégie et les plus réalisables. Chaque action d’amélioration est supervisée par un responsable et possède une échéance ainsi qu’un indicateur de suivi. La somme des constats alimente une réserve, servant de comparatif, qui sera réexaminée lors de l'évaluation suivante. 

L'essentiel à retenir 

L'auto-évaluation EFQM crée une photographie de maturité puis un plan d'action. 

Un cadrage validé par la direction fixe le périmètre et le niveau d'ambition. 

La collecte de faits avant la cotation évite une cotation d'impression. 

La cotation s'appuie sur la logique RADAR, critère par critère. 

Un plan d'action efficace retient un nombre limité d'actions, avec pour chacune, un responsable, une échéance et un ou des indicateurs. 

La première évaluation gagne à être accompagnée, pour calibrer la cotation et transférer la compétence. 

Questions fréquentes 

Combien de personnes dans le groupe d'évaluateurs ?  
Un effectif de six à douze personnes, transversal, offre un bon équilibre entre diversité des regards et efficacité des échanges. 

Faut-il coter dès la première auto-évaluation ?  
Une première évaluation vise surtout une photographie qualitative des forces et des écarts, la cotation va pouvoir s'affiner lors des cycles suivants. 

Peut-on s'auto-évaluer sans accompagnement ?  
C'est possible en autonomie, mais la première évaluation gagne beaucoup à être accompagnée pour sécuriser la méthode. 
 

Combien de temps dure une auto-évaluation EFQM 

La durée d'une auto-évaluation EFQM dépend, des trois paramètres de cadrage de l'évaluation, de la disponibilité des éléments factuels et du rythme des ateliers de cotation. Une première évaluation menée sur une entité unique, avec des indicateurs déjà consolidés, se déroulera plus rapidement qu'un exercice couvrant l'ensemble d'une organisation multi-sites.  
La collecte des preuves constitue généralement la phase la plus longue, puisqu'elle suppose de rassembler des données parfois dispersées entre plusieurs services. Les ateliers de cotation, eux, se concentrent sur quelques sessions successives. Le calendrier gagne à être fixé dès le cadrage, avec des jalons validés par la direction, pour garder le contrôle sur l’agenda. Les cycles suivants pourront être plus rapides, le groupe maîtrisant la méthode et le socle de preuves étant déjà constitué. 

De l'auto-évaluation EFQM à la reconnaissance externe 

L'auto-évaluation EFQM est en mesure de préparer une évaluation externe, conduite par des évaluateurs externes à l'organisation. En France, ce dispositif est porté par AFNOR, partenaire officiel de l'EFQM. 
Cette évaluation débouche sur une reconnaissance graduée selon le niveau de maturité atteint, distincte d'une certification puisqu'elle ne sanctionne pas la conformité à des exigences mais qualifie une progression. Il est recommandé pour une organisation souhaitant s'y engager d’avoir mené au préalable une ou deux auto-évaluations documentées : le socle de preuves rassemblé, la cotation déjà effectuée et le plan d'action en cours d'exécution constituent l'essentiel du matériau attendu.  
La démarche d’auto-évaluation tire sa valeur, du diagnostic et du plan de progrès qu’elle produit. La reconnaissance externe permet de valoriser ce travail auprès des clients, des partenaires et des équipes. 

Se faire accompagner pour la première évaluation EFQM 

La méthode EFQM est faite pour être accessible et compréhensible, ainsi une organisation peut conduire son auto-évaluation en autonomie complète. L'expérience montre cependant que la première évaluation gagne beaucoup à être accompagnée. Un consultant expérimenté sécurise la méthode en garantissant un processus impartial, calibre la cotation par comparaison avec d'autres organisations, débloque les débats et transfère la compétence aux équipes internes pour les cycles suivants.  
Préiso propose cet accompagnement, du cadrage à la restitution, ainsi que la formation de vos évaluateurs internes. Découvrez notre accompagnement pour votre démarche EFQM.

Contactez-nous pour la mise en œuvre de votre évaluation EFQM.