La veille réglementaire ISO 14001 par les experts de PREISO

Préiso est une société française d'audit, de conseil et de formation spécialisée sur les aspects qualité, réglementaires et normatifs impactant significativement les organisations et professionnels concernés. Les intervenants et référents Préiso vous accompagnent sur les normes d’évaluation de la conformité. Focus sur la veille réglementaire ISO 14001.

Les exigences de la norme ISO 14001

La norme ISO 14001 demande aux entreprises d’identifier les exigences applicables à leurs activités et à mettre à jour régulièrement cette information. Ce processus de mise à jour est communément appelé Veille réglementaire ISO 14001. Cette obligation de veille réglementaire présente dans l’ISO 14001 est également reprise dans les autres référentiels ISO.

La norme ISO 14001 impose aux organismes d’identifier les exigences applicables à leurs aspects environnementaux. Les entreprises doivent répertorier les textes relevant du domaine Environnement applicables à ses activités au sens large, et d’extraire les exigences qui la concernent et qu’ils doivent respecter.

La mise en place de la veille réglementaire ISO 14001

Constituer la liste des textes applicables et identifier les exigences à respecter

Il faut répertorier les textes applicables, au regard des activités, des équipements et des produits. Il est indispensable d’avoir une connaissance précise du site pour réaliser un travail de qualité. Pour les établissements soumis à législation des ICPE, il est important d’apporter une attention toute particulière au recensement des textes légaux. Une fois les textes applicables collectés, il faut réaliser une analyse détaillée pour extraire/identifier les exigences réellement applicables.

Réaliser la veille réglementaire ISO 14001

Il faut mettre à jour les informations recueillies lors de la constitution de la liste des textes applicables en fonction de l’évolution réglementaire, des engagements souscrits de manière volontaire et de la vie de l’entreprise. Pour réaliser cette opération, il est nécessaire d’accéder à un nombre significatif de sources de veille comme par exemple Légifrance ou les Bulletins officiels du ministère de la transition écologique Cela permet d’identifier les textes majeurs à applicabilité immédiate. La phase suivante qui consiste en une analyse approfondie des textes et à leurs impacts détaillés pour votre site pourra quant à elle être effectuée à une fréquence mensuelle, voire trimestrielle, la fréquence la plus adaptée à votre activité.

Réaliser une veille réglementaire efficace

- Identification des sources de veille : ce travail préliminaire est indispensable et doit être mené avec rigueur afin d’éviter de ne pas manquer d’identifier une obligation de conformité à fort enjeu qui s’impose à elle. Les conséquences en termes d’image ou financière peuvent être significatives.

- Connaissance des activités, produits et services de l’entreprise : la veille doit être adaptée au contexte et aux spécificités de l’entreprise. Il est important d’identifier avec précision les exigences qui s’appliquent immédiatement aux obligations légales applicables ultérieurement.

- Accès aux données : En moyenne, dans le domaine de l’ISO 14001, c’est environ 1000 exigences (obligations de conformité) qu’une entreprise doit respecter et près de 20% de ces exigences évoluent chaque année. Il est donc important de disposer d’outils fiables et robustes pour gérer efficacement ces données.

- Organisation mise en place : le travail de veille réglementaire nécessite des compétences juridiques et techniques. Il doit être mené avec rigueur et à une fréquence régulière. L’identification des textes « en projet » que ce soit aux niveaux européen ou national est également un facteur à ne pas négliger pour les entreprises.

- Analyse des textes : cette phase est primordiale, elle doit être réalisée avec soin. Cette analyse doit permettre de comprendre le sens de la réglementation lorsqu’il s’agit de textes législatifs, d’identifier concrètement les impacts pour l’entreprise, de dégager les actions immédiates à mettre en œuvre pour se mettre en conformité ou les orientations stratégiques à envisager.

- Choix des solutions externes : en cas de recours à des logiciels et/ou des prestataires externes, il est indispensable d’avoir un accès direct aux sources (textes), et ainsi de pouvoir consulter l’obligation légale originale afin d’éviter certaines imprécisions, ou interprétations perfectibles.

Préiso vous accompagne dans cette démarche pour vous assurer de la validité des textes normatifs et règlementaires, pour prévoir les changements et pour identifier les modifications / impacts sur votre Système de Management Environnemental.